Il Libro dei Verbali di Assemblea di un’ASD è uno dei libri sociali obbligatori nella gestione, insieme al Libro Soci, nel quale sono contenuti tutti i verbali/resoconti delle varie assemblee del direttivo e di quelle dei soci. Nel Libro Verbali di Assemblea vanno conservati anche tutti i documenti che saranno sottoposti alla votazione dei soci e/o del Direttivo, come ad esempio il rendiconto economico, le richieste di ammissione a socio, eventi e manifestazioni in programma.
L’Assemblea dell’ASD è formata da tutti i soci che sono iscritti nel Libro Soci che hanno il diritto di parteciparvi. L’Assemblea si riunisce almeno una volta l’anno e deve essere convocata dal Consiglio Direttivo, o su richiesta dei soci, tramite un avviso almeno 15 gg prima della sua data il quale deve contenere data, luogo, orario della prima convocazione, ordine del giorno e orario seconda convocazione. Della convocazione ne dovrà restare traccia negli archivi dell’ASD quindi si consiglia di inviarla o via mail, o via posta certificata o via raccomandata con ricevuta di ritorno.
I poteri dell’Assemblea dell’ASD ordinaria riguardano l’elezione del Consiglio Direttivo, l’approvazione del rendiconto annuale, la decisione di come destinare l’avanzo o il disavanzo dell’esercizio contabile annuale, l’approvazione del programma annuale per le attività dell’ASD. Invece, i poteri dell’Assemblea dell’ASD in via straordinaria riguardano le modifiche allo statuto, lo scioglimento dell’ASD e la nomina del liquidatore. Per quanto riguarda la richiesta di scioglimento dell’ASD è richiesta la presenza di almeno i 2/3 dei soci.
Passiamo ora agli elementi essenziali che deve contenere un corretto Verbale di Assemblea. Esso si apre sempre con l’ORDINE DEL GIORNO che verrà discusso durante l’assemblea che sarà lo stesso che sarà inviato ai soci nella convocazione all’assemblea. Il segretario dell’Assemblea (egli può essere scelto tra qualunque dei soci presenti; di solito la sua figura corrisponde con il segretario dell’ASD. Si consiglia comunque di non far corrispondere la sua figura né con il Presidente dell’ASD né con il suo Tesoriere) sarà il responsabile della stesura del verbale durante l’assemblea; a lui spetta anche il compito di fare l’appello delle persone presenti secondo l’elenco delle convocazioni inviate e/o controllare le eventuali deleghe in modo da verificare che ci sia il numero minimo legale affinché si possa svolgere correttamente l’assemblea la quale sarà “legale” con la presenza di almeno il 50% più uno dei soci. Se questo numero non dovesse essere raggiunto in prima convocazione, sarà inteso legale qualunque sia il numero di soci presenti in seconda convocazione. La prima e la seconda convocazione possono avvenire anche lo stesso giorno minimo a mezz’ora di distanza.
Fatto ciò si può iniziare l’assemblea vera e propria che si apre sempre con la lettura dell’ordine del giorno che sarà discusso punto per punto. Sarà compito del Segretario annotare punto per punto ciò che avviene durante il dibattito nel modo più fedele possibile e sintetico. Egli può scegliere se stendere il verbale a mano o con l’aiuto di un pc ma in questo ultimo caso dovrà essere disponibile la stampa immediata per le firme del Presidente e del Segretario. Per ogni punto discusso ci sarà una delibera e il segretario dovrà annotare la percentuale dei voti espressi; alla fine dell’assemblea dovrà leggere il verbale redatto per l’approvazione e le firme. Sarà sempre compito del segretario esporre il verbale nella sede dell’ASD per il tempo previsto nello statuto. Se il verbale è stato stampato allora andrà incollato nel LIBRO DEI VERBALI DI ASSEMBLEA.
La conservazione del Libro dei Verbali è importante in quanto certifica, in caso di controlli da parte di Enti esterni preposti, la regolarità e la legalità dello svolgimento delle attività di una ASD.
Per avere una garanzia di sicurezza in più si può ricorrere ad un’ulteriore procedura: depositare il verbale presso l’Ufficio Protocollo Generale del Comune di appartenenza dell’Associazione. In questo caso, dopo l’Assemblea, il Segretario (o chi per esso) si preoccuperà di preparare una istanza la quale andrà prodotta in doppia copia e a ciascuna va allegata una copia del verbale e la copia dove verrà opposto il timbro dell’Ufficio Protocollo dovrà essere conservato presso la sede legale dell’ASD. La corretta formulazione dell’istanza prevede la seguente intestazione: “Con la presente si deposita il Verbale dell’Assemblea Soci dell’Associazione denominata “X” con sede in “X” all’indirizzo “X”. La presente viene inoltrata e depositata per la dovuta trasparenza dell’operata della sopra citata ASD” e va firmata dal Presidente dell’Associazione. Questa non è una procedura obbligatoria, è solo un passaggio in più per assicurare la veridicità di quanto messo a Verbale.